寄样品给客户的操作流程

        在收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签与ITEM NO.品名.
　　(一)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE
　　INVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户,第二联交收发归档,第五联自存。
　　1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE
　　CHARGE并去函向客户索取样品费及邮费。
　　2.每3个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打DEBIT
　　NOTE用会计科长名义向客户索龋 3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内
　　4.如寄出SMP需办出口配额者,承办助理应特别注意事先办理。
　　(二)如以航空货运方式寄出者,应打SAMPLE
　　INVOICE六联单价打上虚价(不实的价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确,如航空货运公司计算佣金时核对,其余交秘书室存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货品时才可签付运费。
　　(三)所有寄出国外的样品须由经理过目,再行寄出。
　　客户来电来函来样品
　　(一)收到客户来电来函,应立即请示经理如何处理。
　　(二)收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理。若有居交订单者,请公司予以奖励。
　　(三)主管经理外出时,营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理,主管经理返公司后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法与主管经理取得联络,以便迅速处理。
　　须经确认样品、印刷品
　　(一)如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后,立即以公司印的表格,寄交工厂及有关外务员,留底一份交装押签收,并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂,应补寄通知以便安排出货。
　　(二)客户正式确认通过的样品,应会知有关外务员或科长,规格正确以便验货。
　　验货
　　(一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况,应通知外务员必须亲往验货。
　　(二)营业助理因解决重要问题须往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表,向总务科请领差旅费。
　　(三)所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联。
　　申请国外(内)佣金赔偿
　　(一)营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,以便工厂请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收据及护照影本送交会计制单。
　　(申请书为四联,其中一份留底)
　　(二)在支付国外佣金时必须:
　　1.与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计。
　　2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。
　　(三)押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交有关会计签收一份,另一份交稽核。
　　对样品处理
　　(一)出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。
　　(二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。
　　(三)承办助理收到新样品,应从速送采购部,如获订单,可得奖金。